Tips Melakukan Digitalisasi Berkas untuk Tingkatkan Efisiensi Kerja
Ruang kerja atau kantor yang luas dan dilengkapi fasilitas penyimpanan dokumen yang rapi tentu akan mendukung kinerja karyawan yang ada di dalamnya. Namun apa jadinya jika ruang kerja tidak memiliki fasilitas memadai untuk menampung banyaknya berkas yang menumpuk, tentu semakin lama akan semakin mengganggu mobilitas. Hal ini tentu tidak akan baik dan justru berujung pada terbentuknya suasana kerja yang kurang kondusif.
Untuk itu dibutuhkan solusi untuk meningkatkan efisiensi kinerja dengan melakukan digitalisasi berkas. Selain menyesuaikan dengan kemajuan zaman, cara ini tentu memberikan lebih banyak manfaat, seperti data dapat dikelola dan dipantau selama 24 jam, menghemat ruang dan waktu saat pencarian dan menyusun data serta mempermudah data recovery jika sewaktu-waktu terjadi hal yang tidak diinginkan, seperti berkas hilang atau terbakar. Terkait hal ini, Anda membutuhkan tips dalam melakukan digitalisasi berkas fisik, yuk disimak ulasannya sebagai berikut.
- Mulai beralih media kerja
Untuk memulai digitalisasi berkas, Anda dapat mengawalinya dengan mulai beralih media kerja. Namun jika beberapa berkas yang ada saat ini masih berbentuk fisik, Anda dapat bisa melakukan proses alih media terlebih dahulu. Proses alih media dokumen fisik ke digital dapat dilakukan dengan beragam cara, namun yang populer dilakukan dan termasuk kedalam cara yang paling mudah adalah dengan melakukan scanning berkas fisik dan merubahnya ke dalam bentuk atau ekstensi PDF maupun JPG yang lebih mudah dikelola.
- Melakukan indexing
Berikutnya jika berkas sudah mengalami proses alih media, selanjutnya yang bisa dilakukan yakni indexing, atau mengkategorisasikan berkas sesuai dengan kebutuhan. Beberapa contoh indexing yang bisa diterapkan adalah pengkategorisasian berkas digital berdasarkan keyword. Kedepannya, berkas digital yang sudah diterapkan teknik indexing dapat lebih mudah dikelola dan dapat memberikan lebih banyak informasi kepada penggunanya.
- Menentukan retensi arsip
Langkah berikutnya untuk meningkatkan efisiensi, Anda juga perlu menentukan jadwal retensi arsip atau penyimpanan berkas digital yang dimiliki. Langkah ini bertujuan agar berkas tidak menumpuk dan memenuhi media penyimpanan. Berkas yang sudah tidak lagi digunakan sebaiknya segera dimusnahkan dengan cara yang benar dan aman, sehingga berkas digital tidak dapat dilacak kembali oleh sembarangan orang. Tidak hanya itu, dengan menentukan jadwal retensi arsip, perusahaan akan dapat menentukan kapan waktu yang tepat untuk mengolah kembali data yang ada dengan melakukan beberapa penilaian bahkan beberapa berkas dapat disimpan secara permanen sesuai dengan kepentingannya.
Itu dia beberapa tips dalam melakukan digitalisasi berkas atau arsip untuk meningkatkan efisiensi kerja. Dalam melakukan prosesnya, sebaiknya Anda menggunakan software terpercaya dan tentunya aman serta dapat diintegrasikan ke berbagai sistem digital lainnya seperti CRM, email maupun website. Agar tidak semakin menumpuk, ada baiknya Anda segera melalukan digitalisasi berkas sekarang, ya!
